Рекомендации по переходу на электронный формат трудовой книжки

Формирование сведений о трудовойдеятельности работника в электронном виде

С 1 января 2020 года вступили в силу Федеральныезаконы
от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодексРоссийской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности вэлектронном виде» и № 436-ФЗ «О внесении изменений
в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете
в системе обязательного пенсионного страхования».

С 2020 года начат добровольный переход на электронныетрудовые книжки.

Преимущества «электронной трудовойкнижки»:

- сохранность персональных данных в информационнойсистеме ПФР и возможность в любое время ознакомиться с трудовой деятельностью.Трудовая книжка не потеряется, не испортится и не затрется. Сведения о трудовойдеятельности всегда под «рукой»;

- снижение издержек работника и работодателя притрудоустройстве. Нет необходимости покупки бланков, либо отправки по почте;

- дополнительные возможности трудоустройствадистанционно за счетпростоты взаимодействия с работодателем;

- при обращении гражданина за государственными имуниципальными услугами он освобождаетсяот обязанности предоставлять сведения о трудовой деятельности.

Что нужносделать работодателям в 2020 году:

- принять или изменить локальные нормативные акты сучетом мнения представительного органа работников;

- внести изменения в соглашение и (или) коллективныйдоговор (при наличии);

- обеспечить техническую возможность дляпредоставления сведений в ПФР;

- уведомить каждого работника в письменном виде по 30июня2020 года оформировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Работник до 31.12.2020 вправе сделать выбор междупродолжением ведения трудовой книжки или предоставлением ему сведений отрудовой деятельности в электронном виде путем подачи работодателюсоответствующего заявления.

Работник, подавший заявление о продолжении веденияработодателем трудовой книжки имеет право в последующем подать работодателюзаявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Работникам, написавшим заявление о предоставлениисведений о трудовой деятельности в электронном виде, выдаются трудовые книжки «наруки» и работодатель освобождается от ответственности за их ведение и хранение.В трудовой книжке делается соответствующая запись.

Лица, не имевшие возможности до 31.12.2020 подать работодателюодно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав егоработодателю по основному месту работы.

К таким лицам относятся:

- работники в период временной нетрудоспособности;

- работники, находящиеся в отпусках;

- работники, отстраненные от работы;

- лица, имеющие стаж работы, но на 31.12.2020 несостоящие в трудовых отношениях.

Информация о поданном работником заявлении включаетсявего сведения ипередается в ПФР.

У тех, кто впервыеустроится на работу начиная с 2021 года, сведения о трудовой деятельности будутформироваться только в электронном виде.

Получить сведения о трудовой деятельности вэлектронном виде можно:

- у работодателя по последнему месту работы (за периодработы у данного работодателя) на бумажном носителе или в форме электронногодокумента, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

- в МФЦ (на бумажном носителе);

- в ПФР (на бумажном носителе или в форме электронногодокумента);

- с использованием портала государственных имуниципальных услуг в форме электронного документа.

В случае выявления работником неправильной, неточнойили неполной информации в сведениях, представленных работодателем для храненияв ПФР, работодатель обязан по письменному заявлению работника представитьуточненные или дополненные сведения в ПФР.

Ответственностьработодателя:

за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки илипредоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;

за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильнойили не соответствующей законодательству формулировки причины увольненияработника;

за непредставление в установленный срок либопредставление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности вПФР.

Если неправильная формулировка основания и (или)причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовалапоступлению работника на другую работу, суд может принять решение о выплате емусреднегозаработка за все времявынужденного прогула.

Также информируем, что внесены изменения в КодексРоссийской Федерации об административных правонарушениях, которые вступают всилу с 1 января 2021 года, относительно штрафных санкций по предоставлению сведенияо трудовой деятельности (Федеральный закон Российской Федерации от 1 апреля 2020года № 90-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации обадминистративных правонарушениях»).